職業(yè)安全健康管理體系記錄編寫

1 記錄的作用

記錄是為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采用預(yù)防措施和糾正措施提供依據(jù)。職業(yè)安全健康記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段，因此，記錄有如下功能：

（1） 是體系文件的組成部分，是職業(yè)安全健康職能活動的反映和載體。

（2） 是驗證職業(yè)安全健康管理體系的運行結(jié)果是否達到預(yù)期目標(biāo)的主要證據(jù)，是體系有效性的證明文件，具有可追溯性。

記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。

（3） 職業(yè)安全健康管理體系記錄為采取預(yù)防和糾正措施提供了依據(jù)。

2 記錄的編制與要求

OSH管理體系記錄的設(shè)計應(yīng)與編制程序文件和作業(yè)文件同步進行，以使職業(yè)安全健康管理體系記錄與程序文件和管理作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

1． 編制記錄總體要求的文件

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、手冊和程序文件的要求，應(yīng)對體系中所需記錄進行統(tǒng)一規(guī)劃，同時對表格的標(biāo)記、編目、表式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求作出統(tǒng)一的規(guī)定。

2． 表格設(shè)計

在編制程序文件與作業(yè)文件的同時，分別制訂與各程序相適應(yīng)的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。

3． 校審和批準(zhǔn)

匯總所有記錄表格，組織有關(guān)部門進行校審。校審的重點，校審的重點，應(yīng)從體系的整體性出發(fā)，重點是各表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表格的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。校審并作相應(yīng)修改后報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4． 匯編成冊

將所有表格統(tǒng)一編號，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行，必要時，對某些恢復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。

5． 要求

● 應(yīng)建立并保持有關(guān)職業(yè)安全健康管理體系記錄的標(biāo)識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收回和處理的文件化程序；

● 記錄應(yīng)在適宜的環(huán)境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，保管方式應(yīng)便于查詢，應(yīng)制訂相關(guān)方查閱和索取所需記錄的有關(guān)規(guī)定；

● 應(yīng)明確記錄所采用的方式（如文字填寫、縮微膠卷、磁盤、或其他媒介）；

● 按規(guī)定表格填寫或輸入記錄，做到記錄內(nèi)容準(zhǔn)確，填寫（輸入及時，字跡清楚整齊）；

● 應(yīng)根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限，一般應(yīng)遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應(yīng)整理成檔案，長期保管；合同要求時，應(yīng)征得相關(guān)方的同意或由相關(guān)方確定；

● 應(yīng)規(guī)定對過期或作廢記錄的處理方法。

3 記錄編制內(nèi)容

職業(yè)安全健康管理體系記錄的內(nèi)容一般包括以下幾個方面：

1） 記錄名稱：簡短反映記錄對象；

2） 記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標(biāo)記，每種記錄只有一個編碼；

3） 記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標(biāo)記，若記錄為成冊票據(jù)，印有流水序號，可視為記錄順序號；

4） 記錄內(nèi)容：按記錄對象要求，確定編寫內(nèi)容；

5） 記錄人員：記錄填寫人、會簽人、審批人等；

6） 記錄時間：按活動時間填寫，一般應(yīng)寫清年、月、日；

7） 記錄單位名稱；

8） 保存期限和保存部門。

通常，組織需要有如下的職業(yè)安全健康記錄（示例）：

1） 設(shè)計評審、鑒定和驗證記錄

2） 設(shè)備工裝鑒定周期記錄

3） 特殊工序人員和操作監(jiān)督記錄

4） 檢驗和試驗記錄（含測試報告）

5） 計量器具校準(zhǔn)記錄

6） 糾正措施驗證報告

7） 產(chǎn)品質(zhì)量報告

8） 用戶申訴處理記錄和情況報告

9） 事故報告表

10） 文件更改記錄

11） 人員培訓(xùn)記錄

12） 人員資格認(rèn)可記錄

13） 體系審核記錄和審核報告

14） 體系的復(fù)審記錄和復(fù)審報告

15） 檢驗證書

除此之外，還應(yīng)根據(jù)不同的生產(chǎn)安全活動，增添相應(yīng)的職業(yè)安全健康記錄。