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淺談電力企業(yè)電子文件的管理與利用

文檔作者：劉麗偉文檔來源：國網(wǎng)新源控股有限公司潘家口蓄能電廠		點擊數(shù)：	更新時間： 2025年06月03日
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第40卷第12期
60
2017年12月
水電站機電技術(shù)
Mechanical＆Electrical Technique of Hydropower Station
V01．40 No．12
Dec．2017
淺談電力企業(yè)電子文件的管理與利用
劉麗偉
(國網(wǎng)新源控股有限公司潘家口蓄能電廠，河北唐山064309)
摘要：隨著先進(jìn)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入電子信息化時代。信息事業(yè)的蓬勃發(fā)展，電子文件在企業(yè)文件
管理中的地位越來越重要。加強文件電子化管理，做好電子文件的管理和使用，確保電子文件的真實、完整、可用和
安全．保存企業(yè)歷史記錄，促進(jìn)信息資源開發(fā)利用，提高電力企業(yè)管理水平，從而提高S-作質(zhì)量效率，發(fā)揮其重大作
用。
關(guān)鍵詞：電子文件；管理；利用；安全
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1672—5387(2017)12-0060-04
DOI：10．13599／j．cnki．1 1—5130．2017．12．023
0引言
電子文件信息化已成為各單位做好管理工作的
重要手段和基礎(chǔ)，加快電子化文件信息化建設(shè)，構(gòu)建
網(wǎng)絡(luò)信息化平臺、業(yè)務(wù)管理平臺和信息服務(wù)平臺，實
現(xiàn)信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化、服務(wù)在線
化，切實提高信息化服務(wù)效能，實現(xiàn)信息資源共享。
企業(yè)如何才能管理好、利用好電子文件，是企業(yè)非常
重要的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)。
1電子文件的管理
電力企業(yè)所稱電子文件，是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)
營、管理等各項公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備
形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視
頻等不同形式的信息記錄。
(1)電子文件的形成、歸檔范圍及要求。凡是直
接記錄企業(yè)在生產(chǎn)、工作、社會活動中形成的具有特
殊意義和保存價值的電子文件材料都應(yīng)歸檔。其種
類一般包括：錄音、錄像、照片、縮微制品，影片、幻燈
片、磁盤、光盤、軟件、磁卡等載體材料。電力企業(yè)電
子文件的形成應(yīng)遵循“誰形成，誰負(fù)責(zé)”原則，各企業(yè)
相關(guān)部門在工作中形成的電子文件材料，工作活動
結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理歸檔。歸檔的電子文件材料
應(yīng)該是原版原件，且要進(jìn)行試放試映，檢查其質(zhì)量符
合標(biāo)準(zhǔn)后方可接收。電子文件原件應(yīng)能夠保證其元
數(shù)據(jù)自形成時就是完整無缺、來源可靠，同時有效表
現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用，在存儲、顯示和信息交
換過程中電子文件內(nèi)容真實、完整性不能因發(fā)生形
式變化而受到影響。涉密電子文件的原件保存應(yīng)當(dāng)
符合國家的有關(guān)保密法律法規(guī)。
(2)電子文件的捕獲、登記保存及整理。電子文
件捕獲是按照既定要求將職能活動過程中的電子文
件及其元數(shù)據(jù)納入電子文件管理系統(tǒng)加以管理的過
程。捕獲時應(yīng)包括電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及電
子文件形成過程的元數(shù)據(jù)信息。登記是在電子文件
管理系統(tǒng)中分配給電子文件唯一標(biāo)識符的過程。電
力企業(yè)各單位在職能活動中產(chǎn)生的、具有利用和參
考價值的電子文件，應(yīng)推送到電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)
行保存。在對電子文件進(jìn)行整理時，應(yīng)對電子文件進(jìn)
行分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等一
系列使其形成有序體系的過程，整理過程須遵循文
件形成規(guī)律和特點，并保持電子文件之間的有機聯(lián)
系，可采用系統(tǒng)自動整理和人工整理相結(jié)合的方式。
(3)電子文件分類、存放保管及鑒定。電子文件
分類方案應(yīng)以便于科學(xué)管理和綜合利用為主要分類
方法，根據(jù)電子文件的對象、職能活動等科學(xué)進(jìn)行分
類。電子文件必須做好防磁保護(hù)工作，存放在防磁柜
中，所有電子文件都必須垂直放置并遠(yuǎn)離物理、化學(xué)
污染源保管，電子文件庫房的溫濕度分別保持在：溫
度13～24℃，相對濕度35％～60％，并且要有日常
收稿日期：2017-11-01
作者簡介：劉麗偉(1970)，女，高級經(jīng)濟(jì)師，從事檔案管理工作。
萬方數(shù)據(jù)
第12期劉麗偉：淺談電力企業(yè)電子文件的管理與利用61
記錄，做好應(yīng)急管理。在電子文件形成和使用過程
中，要采取嚴(yán)密的防灰塵和防有害氣體措施，灰塵會
污染光盤表面，形成物理損壞，造成記錄信息的損
毀；有害氣體在一定條件下腐蝕、破壞光盤基使其老
化、變質(zhì)，使電子文件失去保存價值。定期組織開展
電子文件的鑒定工作，對電子文件的原始性、準(zhǔn)確
性、完整性，元數(shù)據(jù)要素的真實、有效、齊全、規(guī)范及
保管期限、內(nèi)容真?zhèn)?、價值以及密級進(jìn)行鑒定，并根
據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行處置。需要銷毀的以文件的保管期
限與處置方式為依據(jù)，消除文件使之無法恢復(fù)。
2電子文件的利用
隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展，電子信息利用程度
越來越高。電子文件作為一種信息資源，其最終目的
就是最大限度地開發(fā)利用信息資源，充分利用其潛
在價值創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
2。1加大信息化、數(shù)字化開發(fā)。實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)共享
2006年，我廠開始全面啟動了辦公自動化系統(tǒng)
及生產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)及其他應(yīng)用
系統(tǒng)直接產(chǎn)生的電子文件為數(shù)字的基本信息源；綜
合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)以各種類別、各個時期的電
子信息庫及其他綜合信息庫為基礎(chǔ)資源，以現(xiàn)代通
訊、計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)，建立
了企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)及辦公自動化系統(tǒng)。為
加大協(xié)同辦公、檔案信息化建設(shè)力度，2016～2017
年，我廠協(xié)同化辦公、檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)啟動新的一
級部署管理模塊，目前，數(shù)據(jù)已經(jīng)全部遷移完成，新
模塊的啟用使廠電子文件管理發(fā)生了質(zhì)變，提高到
一個新的層次。尤其是通過不斷完善企業(yè)信息化建
設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)管理水平的有力有效提升。
為加快電子文件信息化的深化應(yīng)用工作，我廠
加大信息化、數(shù)字化的開發(fā)力度，通過專業(yè)級的檔案
管理系統(tǒng)，針對科技檔案圖紙進(jìn)行了檔案數(shù)字化，員
工可以通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，瀏覽訪問電廠的
電子檔案信息，同時把公用信息在網(wǎng)上發(fā)布，為員工
主動提供信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案實體管理向信息管理
轉(zhuǎn)變。
檔案數(shù)字化項目的實施，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全
息管理，提高了檔案利用率和查詢效率，滿足企業(yè)生
產(chǎn)運行和管理工作的需求。以信息的開發(fā)促進(jìn)企業(yè)
發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的總體目標(biāo)，創(chuàng)建一個完
整、專業(yè)、易擴展的綜合數(shù)字化檔案信息管理平臺，
統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理模式、管理制度，提高服務(wù)
意識，實現(xiàn)科技檔案、文書檔案、會計檔案、圖書管理
全部啟用協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)，使企業(yè)各部門之
間數(shù)字檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，更好地為企業(yè)經(jīng)營
管理和安全生產(chǎn)服務(wù)。
2-2加快電子文件的開發(fā)利用。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全過程服務(wù)
隨著清潔能源的迅猛發(fā)展和堅強智能電網(wǎng)的快
速建設(shè)，電力企業(yè)高度重視電子文件管理，本著“對
歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的工作理念，大
力加強電力企業(yè)建設(shè)電子信息全過程、全方位、全周
期管理，以滿足企業(yè)的開發(fā)、建設(shè)和運營管理。
(1)企業(yè)電子信息化發(fā)展進(jìn)人新的時期，企業(yè)需
要更準(zhǔn)確、更快速、更能獲取最高經(jīng)濟(jì)效益的信息市
場，因此建立企業(yè)信息的整體化、網(wǎng)絡(luò)化管理，讓信
息資源得到最大限度的開發(fā)利用和獲取最佳的經(jīng)濟(jì)
效益，是新形勢下電子文件管理體制發(fā)展必然之路。
(2)企業(yè)檔案信息開發(fā)按開發(fā)程序的內(nèi)容可分
為三種開發(fā)，即一次開發(fā)、二次開發(fā)、三次開發(fā)。一次
開發(fā)是對信息資源的尋覓和存儲，其工作是建檔和
收集；二次開發(fā)是對檔案信息的揭示和提出，其工作
是建立科學(xué)、完整的檔案工作體系；三次開發(fā)是對檔
案信息濃縮加工。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信
息市場也在不斷地開始完善，信息的社會商用性愈
顯生命力，越是高、精、尖、新科技成果，它的科技附
加值越高，實用價值越大，發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益也越大，
市場經(jīng)濟(jì)更需要高質(zhì)量、高效率的電子信息。實現(xiàn)微
機聯(lián)網(wǎng)組成企業(yè)電子文件、信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)人全方位、全
自動電子信息服務(wù)，使利用工作獲取最大經(jīng)濟(jì)效益，
開始創(chuàng)造化時代的電子信息市場。
2．3加強電子信息化體系建設(shè)。服務(wù)主營業(yè)務(wù)及安
全生產(chǎn)
為使電子文件管理工作逐步向?qū)I(yè)化、規(guī)范化、
科學(xué)化、信息化邁進(jìn)，我廠重點抓好電子文件制度化
建設(shè)和信息化建設(shè)，結(jié)合本廠工作的有關(guān)要求，不斷
完善了電子文件的相關(guān)管理制度，重新編制了《電子
文件管理辦法》、《電子、聲像檔案管理辦法》、《電子
檔案安全備份實施辦法》、《電子文件鑒定與銷毀管
理辦法》、《保密管理制度》等適應(yīng)新要求的相關(guān)制
度，使其管理工作有據(jù)可依、有章可循，嚴(yán)格按制度
規(guī)范辦事程序。為使電子文件管理工作步入制度化
建設(shè)發(fā)展軌道，我廠以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、日常管
理、全員參與”為原則，完善電子文件管理工作網(wǎng)絡(luò)，
萬方數(shù)據(jù)
62 水電站機電技術(shù)第40卷
明確分管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)
人、專職人員等管理職責(zé)，通過崗位職責(zé)、管理制度、
管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的梳理，形成了信息化管理網(wǎng)
絡(luò)，為順利開展電子文件管理工作奠定了扎實基礎(chǔ)。
建立電子文件借閱利用審批制度，屬于一般性
的，須辦理《電子文件借閱、利用登記表》，按期歸還。
對涉密載體嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，填寫涉密載體借閱
利用審批申請單，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱且
只供在存放涉密檔案地點查閱，并不得隨意摘抄。借
用者要對所借電子文件的內(nèi)容完整、安全和保密負(fù)
責(zé)，不準(zhǔn)丟失、損壞、私自抹洗、銷磁和涂改，如有發(fā)
生管理人員須及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和保密委員會處
理，對情節(jié)嚴(yán)重的責(zé)任人依法追究其刑事責(zé)任。
3做好電子文件的安全管理和利用，確保信
息本質(zhì)安全
在工作實踐中，我深刻體會到企業(yè)電子信息化
工作是隨著企業(yè)的發(fā)展而出現(xiàn)的，隨著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)
發(fā)展而發(fā)展的?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立、市場經(jīng)濟(jì)制度
的建立，會對企業(yè)電子信息化工作帶來什么影響，企
業(yè)電子信息化工作會發(fā)生哪些變化?對于這些問題
是我們工作者當(dāng)前調(diào)查和研究十分迫切的新課題。
3．1采取有效措施。完善電子文件的開發(fā)與應(yīng)用
電子文件數(shù)據(jù)的安全應(yīng)具備安全防護(hù)措施、應(yīng)
急預(yù)案和系統(tǒng)恢復(fù)能力。做好對企業(yè)電子文件的監(jiān)
管工作，有利于保證檔案信息安全的處理對策，防患
于未然。
一是各單位應(yīng)在提供便捷的電子文件利用服
務(wù)，促進(jìn)信息資源共享的同時還要采取有效措施確
保電子文件不受損害。二是應(yīng)確定電子文件的利用
查詢范圍。屬于信息公開范圍的，應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)
制度、規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的，應(yīng)當(dāng)按照
國家信息安全、保密、檔案、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)規(guī)
定提供利用。三是反映電子文件保管、利用過程的相
關(guān)信息應(yīng)當(dāng)書面記錄和保存，確保齊全、完整和安
全，不發(fā)生丟失、損毀和數(shù)據(jù)泄密事件；確保電子文
件數(shù)據(jù)無病毒感染；確保數(shù)據(jù)能及時備份，不發(fā)生數(shù)
據(jù)丟失和泄密事件。四是通過設(shè)置權(quán)限管理，保障電
子文件安全，防止員工的惡意刪除、誤刪除造成的文
檔丟失。定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。五是電子
文件的銷毀應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)審批手續(xù)，涉密電子文件
的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國家的保密法律法規(guī)做相應(yīng)規(guī)定處
理。建立健全社會預(yù)警體系和應(yīng)急機制，通過有效途
徑保障電子信息的安全，處理好保密與利用之間的
關(guān)系，保證涉及企業(yè)核心利益的涉密信息的安全，不
斷提高電子信息的安全系數(shù)，才能建立起完善的信
息安全保障體系，保證企業(yè)信息化建詡頤利進(jìn)行。
在實施文檔的保密和安全問題中，除了制定切
實可行的信息保密制度和手段，還要加強保密、安全
教育，提高全體人員及社會的保密與安全意識。在加
強保護(hù)的同時，為更大范圍信息交流和服務(wù)創(chuàng)造條
件，擴大共享以提高利用率。制定相應(yīng)人員崗位職
責(zé)，利用國家的有關(guān)法規(guī)，確立電子文件的法律效
力。電子文件的安全工作應(yīng)與崗位責(zé)任掛鉤，實行安
全責(zé)任制。同時應(yīng)完善應(yīng)急措施，制定應(yīng)急預(yù)案，隨
時應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件，確保電子信息
的安全。
3．2建立完善電子文件一體化管理系統(tǒng)。為網(wǎng)絡(luò)安
全保駕護(hù)航
加強電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。一是制定
電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件管理人員的職責(zé)和
任務(wù)，用戶的權(quán)利和義務(wù)以及電子文件信息資源合
法性進(jìn)行嚴(yán)格確認(rèn)。二是規(guī)范技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，包括電子
文件交換技術(shù)規(guī)范，電子文件移交技術(shù)要求、數(shù)據(jù)存
儲壓縮格式規(guī)范等。三是完善業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)，包括電子
文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件
元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲格式、電子文件保管期限
表等。
建立完善電子文件一體化管理系統(tǒng)，首先是應(yīng)
以電子文件的內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息管理
為重點，整合兩大系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文檔管理的無縫銜
接、互相兼容，保證電子文件的真實性、完整性和可
靠性，從而達(dá)到文檔一體化管理的目標(biāo)。其次是構(gòu)建
管理軟件評價機制，提高國內(nèi)管理軟件市場的市場
化程度，推動管理軟件市場良性發(fā)展。再次是要從系
統(tǒng)軟件、技術(shù)手段等方面確保網(wǎng)絡(luò)安全，選用性能可
靠的殺毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，針對局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)
的物理跨度不大，制定健全的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，對
上網(wǎng)信息進(jìn)行加密，建立內(nèi)網(wǎng)防火墻，限制外網(wǎng)的非
法訪問，確保內(nèi)部信息不通過網(wǎng)絡(luò)連接泄露到外部
公眾網(wǎng)。最后是要加強對計算機及其他信息設(shè)備的
使用和管理，凡涉及涉密檔案的電子設(shè)備、通信和辦
公自動化系統(tǒng)均應(yīng)符合保密要求。涉密計算機信息
系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，嚴(yán)禁用處理國家
萬方數(shù)據(jù)
第12期劉麗偉：淺談電力企業(yè)電子文件的管理與利用63
秘密信息的計算機上互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞
涉密信息。加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和機房報警裝置的管理，對
網(wǎng)絡(luò)功能分別根據(jù)需要，設(shè)置不同設(shè)備。
3．3加強電子文件資源建設(shè)。提高管理人員服務(wù)意識
隨著信息社會的到來和電子文件的不斷介人，
新型文件電子材料種類在不斷增加。加強電子文件
資源建設(shè)，提高服務(wù)意識，對電子文件的管理也由
“管理型”向“管理服務(wù)型”轉(zhuǎn)變。因此，必須降低重藏
輕用的思維方式，彌補信息資源少的缺陷，使電子文
檔管理工作向立體化方向發(fā)展，形成立體化的管理
結(jié)構(gòu)。
實現(xiàn)檔案信息電子化，必須要有現(xiàn)代化的管理
人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水
平，因此，需要吸引優(yōu)秀的科研人員從事到管理隊伍
中。加強對管理人員的培訓(xùn)，積極探索業(yè)務(wù)培訓(xùn)新方
法，通過組織專業(yè)培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)研討等多種形式，
宣貫相關(guān)政策、法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)；完善電子信息化工
作網(wǎng)絡(luò)，明確電子文件管理人員及管理職責(zé)，利用各
種會議向員工宣傳電子文件相關(guān)管理知識和加強做
好電子文件管理的目的意義，不斷提高全員綜合管
理水平和能力，使管理隊伍成為具有高素質(zhì)、高水平
的隊伍，為電子信息化的推廣實施創(chuàng)造條件。
4結(jié)論
電子信息化工作是一項高層次科學(xué)文化事業(yè)，
當(dāng)前，我們正在電力工業(yè)管理體制向社會主義市場
經(jīng)濟(jì)體制邁出的重要時刻，我們應(yīng)抓住機遇做好新
時期電子文件管理的宣傳工作，掀起電子信息化事
業(yè)發(fā)展新的熱潮，以全新的面貌開創(chuàng)一個化時代的
信息市場。在今后的工作中，電子文件管理系統(tǒng)在企
業(yè)中的應(yīng)用將會越來越廣泛，電子文件管理系統(tǒng)將
會成為助推企業(yè)發(fā)展的重要動力。
參考文獻(xiàn)：
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龍江史志．2015(13)．
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覽。2013(23)：213—213．
(上接第52頁)
4總結(jié)
由于壓力鋼管16 Mn鋼相對硬度較大，施工單
位采用的石英砂硬度較小，噴砂鋼材表面粗糙度比
技術(shù)要求要小一些，噴砂后石英砂基本無法回收再
利用，建議在施工中采用硬度加大的石英砂或使用
金剛砂。由于環(huán)氧瀝青漆毒性較大，刷漆后避免流道
內(nèi)交叉作業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
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(上接第59頁)
BOT水電項目聯(lián)合運維上我們已取得了一定的進(jìn)參考文獻(xiàn)：
展，提高了工作效率，取得了良好的經(jīng)濟(jì)和管理效[11師碧．華能瀾滄江水電廠“運維合一”生產(chǎn)運行管理模式探討
益。本文對基里隆I、11I電站目前的聯(lián)合運維情況做[C]／／2010年云南電力技術(shù)論壇論文集(文稿部分)，2010·
了簡單的分析與探討。對于將來進(jìn)一步實現(xiàn)中資水皿1篡慧菩理系統(tǒng)在電力通訊中的應(yīng)用ⅡL寧夏電力’
電站多站聯(lián)合運營管理，進(jìn)一步降低運維成本，提高
[31李江，蔡武衛(wèi)．“運維和一”下生產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用【c】／／中
運維效率還有很大的發(fā)展空間。國水力發(fā)電工程學(xué)會電力系統(tǒng)自動化專委會2009年年會
暨學(xué)術(shù)交流會．

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