3、解決的方法：
　　
　　3.1、加大檔案資料的投入，由專人負責消防檔案資料的建設。單位應該設立專門的檔案室，購買質(zhì)量好、樣式好、數(shù)量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊存在著警力嚴重不足的現(xiàn)象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事內(nèi)勤工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優(yōu)選取，選擇比較優(yōu)秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事內(nèi)勤工作；其次，目前每年各地都要從地方大學里招收一批大學生，在招收的時候，可以招中文系或者藝術(shù)系等相關(guān)專業(yè)的人員從事內(nèi)勤工作。在一些大單位，包括支隊機關(guān)和工作量較大的單位，一個人不夠可以聘請兩個或者多個人員從事內(nèi)勤工作，對于內(nèi)勤人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，由專人負責檔案資料的填寫，由專人負責檔案的制作，由專人負責檔案資料的審核，由專人負責檔案資料的整理裝訂。
　　
　　3.2、提高內(nèi)勤人員的業(yè)務素質(zhì)，進行專門的業(yè)務培訓。對于內(nèi)勤人員不光應有良好的工作作風、思想素質(zhì)，而且還應有較高的業(yè)務素質(zhì)。因此要定期地組織人員進行業(yè)務培訓，培訓形式多樣，也可以組織內(nèi)勤人員到檔案工作開展好的單位或者檔案局、圖書館參觀學習。在培訓過程中應向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。內(nèi)容可以參照如下：消防檔案可以分為建筑工程消防監(jiān)督審核驗收卷，消防安全檢查卷，消防監(jiān)督檢查卷，火災事故調(diào)查卷，消防行政處罰卷，舉報投訴卷。另外，還應向他們講授檔案的裝訂順序，比如消防安全檢查卷的裝訂順序如下：消防安全檢查意見書，消防安全檢查申報表，建筑消防設計防火審核意見書、消防驗收意見書復印件，消防安全組織、消防安全責任制度，消防安全管理制度、消防安全操作規(guī)程等，員工經(jīng)過消防安全培訓證明材料，滅火和應急疏散預案，現(xiàn)場消防安全檢查記錄，錄像、照片資料目錄及其索引，其他相關(guān)資料；火災事故調(diào)查卷卷內(nèi)法律文書及裝訂順序如下：火災事故調(diào)查報告，火災原因認定書，火災事故責任書，火災損失核定通知書，火災現(xiàn)場勘查筆錄、火災現(xiàn)場圖，火災現(xiàn)場物證提取清單，訊問筆錄和詢問筆錄，技術(shù)鑒定結(jié)論，專家意見，火災直接財產(chǎn)損失申報表及其受理憑證，火災直接財產(chǎn)損失核定表，火災現(xiàn)場錄像、照片及其索引，其它應當訂入案卷的材料；舉報投訴卷按照下列順序建立案卷：舉報投訴案件查處情況報告，下發(fā)舉報投訴人及其有關(guān)人員的文書、文件，舉報投訴資料及其受案憑證，調(diào)查證據(jù)資料，集體討論意見，其他資料。在裝訂的過程中，每個省消防總隊可能都下發(fā)有關(guān)于《消防檔案管理暫行規(guī)定的通知》，我們可以參照通知的要求進行整理裝訂。
　　
　　3.3、實行獎懲分明，建立獎懲機制?？傟牸爸ш牶痛箨牰家獙訉又朴喸敿毜莫剳痛胧⑾罊n案納入消防監(jiān)督工作考核的范圍，并制定考評標準，保證消防監(jiān)督管理工作的落實；在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應該給予表彰獎勵；在消防檔案管理工作中，由于沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任。
　　
　　3.4、及時歸檔更新。行政處罰卷在結(jié)案后，要及時地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號。對于消防安全管理檔案、火災事故調(diào)查卷、建筑審核卷、舉報投訴卷都要按照規(guī)定和順序進行裝訂。對于消防安全重點單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規(guī)章制度都要發(fā)生變化，因此我們一定要根據(jù)變化及時地進行更新，以便讓單位領(lǐng)導和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。
　　
　　3.5、盡量避免過度調(diào)換內(nèi)勤人員。在選取內(nèi)勤人員時，應該選取一個比較固定，最好選取當?shù)氐娜藛T和愿意長期從事本單位內(nèi)勤工作的人員來干內(nèi)勤，另外，在選取內(nèi)勤人員時，要和他們簽訂一份長期合同，合同不到期，不允許他們離開工作崗位，即使內(nèi)勤人員必須要更換，在更換時要履行交接手續(xù)，把檔案資料要寫一個完善的臺帳和明細表，哪些已經(jīng)裝訂成冊，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任內(nèi)勤人員。
　　
　　3.6、文書檔案管理和電子管理并存。一份文書檔案如何能夠長期的保存？當然前面所說的好的管理方法是很必要的，但是當前科技日益發(fā)展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統(tǒng)等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應采取電子管理，每個單位可以裝訂消防管理系統(tǒng)及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。